Een goed ingerichte vergaderruimte is veel meer dan een scherm, tafel en wat stoelen in een afgesloten ruimte. Het is dé plek waar belangrijke beslissingen genomen worden, waar teams samenwerken en nieuwe ideeën tot leven komen. In deze blog geven we je praktische tips om jouw vergaderruimte slim en efficiënt in te richten. Of het nu gaat om een huddle room, kleine of middelgrote vergaderzaal, boardroom of grote vergaderzaal; elk detail maakt het verschil. Denk aan de grootte van de ruimte, akoestiek, lichtinval, gewenste mate van interactie én wie er gebruik van maakt.
De grootte van je vergaderzaal bepaalt grotendeels de inrichting en benodigde technologie, dit in combinatie met het vergaderplatform dat je vaak gebruikt voor hybride vergaderingen. Een huddle room of teamruimte van 1 tot 4 personen vraagt eenmaal om andere apparatuur dan een boardroom of grote vergaderruimte voor 20 deelnemers.
Compacte ruimte, ideaal voor one-on-one meetings met collega’s. Hierbij is het belangrijk dat je de ruimte binnenwandelt en zonder gedoe direct inhoud kan delen of videobellen. De setup moet dummy proof en toegankelijk zijn voor iedereen. Je zit in de meeste gevallen dicht bij elkaar en niet ver van het scherm (43 tot 55 inch) die bijvoorbeeld uitgerust is met een Rally Bar Huddle of Barco ClickShare Bar Core met ingebouwde camera en audio waardoor iedereen goed zichtbaar en verstaanbaar is.
De voorkeur gaat hierbij uit naar een all-in-one video conferencing system zoals de Logitech Rally Bar Huddle, Rally Bar Mini, Barco ClickShare Bar Core of Bar Pro. Deze oplossingen leveren haarscherp beeld en kraakheldere audio en zorgen ervoor dat je moeiteloos draadloos kan presenteren doormiddel van een controller of share button. Als je kiest voor een Rally Bar Mini, dan kan je opteren voor een extra table mic maar dit is zeker geen must. Qua schermgrootte adviseren wij een scherm van minstens 55 tot 75 inch.
Zowel de grootte van de ruimte als het aantal deelnemers speel een belangrijke rol. In dit type vergaderruimte kan je al snel vergaderen met zo’n 10-tal personen. Daarom is het extra belangrijk dat iedereen goed verstaanbaar en zichtbaar is, én dat de gedeelde content op het scherm voor iedereen duidelijk zichtbaar is. Dit vraagt om bijkomende hardware zoals extra table mics voor optimale dekking, een extra vergadercamera om alle deelnemers goed in beeld te brengen en een beeldscherm van minstens 75 tot 86 inch voor optimale zichtbaarheid van de presentaties.
Net zoals bij middelgrote vergaderzalen, spelen hierbij dezelfde factoren een belangrijke rol wat betreft de inrichting van de ruimte. Je kan alleen betrokkenheid creëren als iedereen goed zichtbaar en verstaanbaar is, dit inclusief de gedeelde content. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen voor een Logitech Rally Bar en deze aanvullen met extra tafelmicrofoons (2 of meer) voor heldere audio aangezien je meer verspreid in de ruimte zit. Ook kan je ervoor opteren om in plaats van één scherm (75 tot 98 inch) twee schermen in de vergaderruimte te voorzien. De grootte van de ruimte en persoonlijke voorkeur is hierbij bepalend.
Een vergadering staat of valt met de akoestiek en dat is misschien wel de meest onderschatte factor bij het inrichten van vergaderruimtes. Slechte akoestiek zorgt voor frustratie en belemmert heldere communicatie. Glazen wanden ogen strak en modern, maar versterken vaak het galm-effect. Daarom is extra aankleding zoals akoestische panelen of folies geen overbodige luxe.
De akoestiek bepaalt ook hoeveel microfoons je nodig hebt in de ruimte. Dit hangt nauw samen met de grootte van je vergaderruimte én de gekozen opstelling. Vergaderen twee mensen dicht bij het scherm in een knusse ruimte? Of zit je met meerdere collega’s in een U-vorm, carré of theateropstelling verspreid over een grote ruimte? Laten we inzoomen op hoeveel mic pods je best voorziet, afgestemd op de grootte en indeling van de ruimte.
Goed toegankelijke dempknopmet led-statusindicator.
Frame van bewerkt zink omtrillingen te dempen.
Adaptievebeamforming-microfoonarray.
RightSound voor automatischestemnivellering enruisonderdrukking.
De uitbreiding van je microfoons voor maximale dekking is dus sterk afhankelijk van de geluidskwaliteit in de ruimte, hoe ver iedereen van de video conferencing systeem zit en hoe ze gepositioneerd zitten ten opzichte van de all-in-one Rally Bars of Barco video bars. Leuk weetje: een rally bar heeft een microphone pickup tot wel 4 meter en alle mics zijn uitgerust met de nodige technologieën om echo & ruisonderdrukking te verzekeren.
Dit zijn drie bijkomende aspecten waarmee je rekening moet houden als je een beeldscherm kiest naar gelang de grootte van je vergaderruimte. Eens je grootte van je scherm hebt bepaalt, dan is het essentieel dat je gaat kijken naar:
Kortom, wil je zorgeloos presenteren en vergaderen? Kies dan voor een schermgrootte passend bij de ruimte, hou rekening met elke lichtsituatie en kies voor scherm die voldoet aan het aantal gewenste draaiuren al dan niet met touch-technologie voor de gewenste interactiviteit.
Bij het inrichten van je vergaderruimte is er één essentiële vraag die je jezelf moet stellen: wie maakt er gebruik van de ruimte? Gaat het vooral om interne meetings tussen collega’s, of komen er regelmatig externe gasten over de vloer die vlot moeten kunnen aansluiten bij vergaderingen? Zodra je weet wie de typische deelnemers zijn, kan je gerichter bepalen welke vergadertechnologie het best past bij jouw organisatie.
Microsoft Teams Rooms is een logische keuze wanneer de ruimte hoofdzakelijk wordt gebruikt voor interne vergaderingen en Teams het centrale communicatieplatform is binnen je bedrijf.
Is dat niet het geval en werk je met verschillende platformen zoals Webex, Zoom of Google Meet? Of ontvang je vaak externe partijen die hun eigen tools gebruiken? Dan is Barco ClickShare een bijzonder flexibele oplossing. Deze technologie werkt platformonafhankelijk en vermijdt vendor lock-in, wat ideaal is in omgevingen waar je niet afhankelijk wilt zijn van één vergaderplatform.
Tot slot is het perfect mogelijk om Teams Rooms en Barco te combineren. Zo bied je maximale flexibiliteit en kunnen zowel interne als externe deelnemers zonder gedoe een hybride vergadering opstarten; ongeacht het platform dat ze gebruiken.
Onze experts helpen je graag met het uitwerken van de juiste setup, afgestemd op jouw noden en werkomgeving. Of je nu kiest voor Microsoft Teams Rooms, Barco ClickShare of een combinatie van beide: wij zorgen voor een intuïtieve én toekomstbestendige vergaderervaring.
Benieuwd hoe dat eruitziet in de praktijk? Kom gerust langs voor een demo en ervaar zelf hoe eenvoudig en zorgeloos hybride vergaderen kan zijn.
Benieuwd naar jouw ideale vergader setup, of wil je een demo? Onze experts helpen je verder.
Zone 1: België, Bulgarije, Kroatië, Cyprus, Tsjechië, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Griekenland, Hongarije, IJsland, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Polen, Portugal, Roemenië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Zweden, Verenigd Koninkrijk
