Data wordt niet zomaar het nieuwe goud genoemd: informatie vormt de ruggengraat van elke organisatie. In de praktijk zien we die informatie vaak versnipperd over lokale fileservers, persoonlijke mappen, mailboxen en losse tools. Het resultaat? Data blijft onbenut, samenwerken verloopt stroef en kennisdeling met collega’s wordt afgeremd. Een gemiste kans, zeker in een tijd waarin Microsoft 365 en AI (lees Copilot) steeds belangrijker worden.
Daar komt SharePoint Online in beeld! Het is niet onlogisch dat SharePoint steeds vaker het kloppend hart van de organisaties wordt genoemd. Met de intrede van AI & Copilot op de werkvloer, is het belang van een goed ingerichte, gestructureerde SharePoint-omgeving crucialer dan ooit. In deze blog ontdek je waarom SharePoint Online een sleutelrol zou moeten spelen binnen elke organisatie (inclusief de voordelen), waar je rekening mee moet houden bij een migratie én hoe je veilig omgaat met bedrijfsgevoelige data.
Veel organisaties werken vandaag nog met een lokale fileserver. Vaak omdat die er al jaren staat en deze manier van werken nooit in vraag werd gesteld. Intussen is die fileserver vaak al afgeschreven of zo volgelopen dat je tegen (technische) limieten aanbotst.
Toch blijft men hieraan vasthouden met argumenten als “we hebben altijd zo gewerkt” of “het werkt toch nog perfect”. En dat terwijl men beter weet: data op een lokale server is statisch.
Enkele nadelen op een rijtje. Een klassieke fileserver:
Kortom het sluit niet meer aan bij hoe medewerkers vandaag willen werken: flexibel, samen én vanop eender welke locatie. Realtime samenwerken is omslachtig, versiebeheer blijft beperkt en inzicht in wie wat wijzigt ontbreekt vaak. Daarnaast is het enorm moeilijk om de gewenste informatie terug te vinden, omdat alle kennis vastzit in een mappenstructuur die niemand nog begrijpt.
SharePoint Online doorbreekt dit klassiek werkmodel! Het platform is ontworpen voor samenwerking en niet louter voor opslag. Meerdere mensen kunnen gelijktijdig aan documenten werken, wijzigingen worden automatisch bijgehouden en informatie wordt toegankelijker voor iedereen die ze nodig heeft. Dankzij slimme metadata vindt iedereen in mum van tijd de gewenste informatie terug.
Een belangrijke reden om voor SharePoint Online te kiezen, is dat veel organisaties het platform al in huis hebben. Wie een Microsoft 365 Business of Microsoft 365 Enterprise licentie heeft, beschikt standaard over SharePoint Online. Dit inclusief 1 TB opslagruimte per tenant en kan het uitbreiden naargelang de noden.
Het is geen bijkomende tool, maar een fundamenteel onderdeel van het Microsoft 365 ecosysteem. Je hoeft dus geen extra investering te doen om ermee te starten. De echte uitdaging zit niet in de licenties, maar in het maken van de juiste keuzes rond inrichting, structuur en adoptie. Laten we daarom inzoomen op hoe jij met jouw organisatie Microsoft 365 ten volle kan benutten door de overstap naar SharePoint Online te maken.
Terwijl bij een fileserver de focus ligt op opslag, draait het bij SharePoint om samenwerken. Als de data van je fileserver correct migreert en je SharePoint-omgeving op de juiste manier inricht dan biedt het tal van voordelen!
Samenwerken in realtime
Meerdere gebruikers kunnen tegelijk in dezelfde documenten werken, zonder conflicten of eindeloos veel kopieën.
Ingebouwd versiebeheer
Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen, je ziet perfect wie wat wanneer heeft aangepast én je kan altijd terug naar een vorige versie.
Eenvoudig intern & extern delen
Bestanden delen met collega’s, partners of klanten gebeurt veilig en gecontroleerd.
Fundament voor Copilot
Copilot haalt zijn inzichten uit jouw data. Hoe beter je SharePoint structuur, hoe relevanter en betrouwbaarder de output. Wil je niet dat alles toegankelijk is? Lees er hier meer over.
Naadloze integratie met Microsoft Teams
Elk Teams kanaal is achterliggend gekoppeld aan een SharePoint site. Door SharePoint goed in te richten, benut je ook Teams veel beter als samenwerkingshub.
Slimme metadata
In plaats van eindeloze mappenstructuren werk je met metadata, waardoor je de gewenste informatie sneller kan terugvinden. Data filteren en sorteren wordt kinderspel. Je kan er zelfs automatische workflows (goedkeuringsflow) of restricties aankoppelen.
Een SharePoint migratie is niet een copy-paste van je fileserver naar de cloud. Het is hét moment om kritisch na te denken over hoe je jouw bedrijfsinformatie gaat organiseren en gebruiken. Microsoft stelt een gratis SharePoint migratie tool ter beschikking waarmee je veilig en eenvoudig data van een fileserver naar SharePoint Online kan migreren. Technische gezien kan je dit perfect zelf uitvoeren, maar… Een migratie is pas écht succesvol als het vertrekt vanuit een strategische denkoefening waarbij structuur, governance (afspraken) en een duidelijke toekomstvisie centraal staan.
Omdat het niet alleen draait om bestanden verplaatsen, kiezen heel wat organisaties ervoor om samen te werken met een partner zoals Hello. Een partner die meedenkt over de inrichting, rechtenbeheer, metadata,… en die stilstaat bij hoe jouw teams samenwerken en informatie gebruiken. Kortom iemand die ervoor zorgt dat je jouw data niet alleen verhuist, maar ook écht waarde creëert zodat jouw organisatie SharePoint optimaal benut!
De eerste cruciale stap in een migratie is stilstaan bij de volgende vraag: “Welke data is relevant om mee te nemen?”. Fileservers staan vaak vol met verouderde documenten, dubbele bestanden, persoonlijke mappen die nooit gedeeld worden, data waarvan niemand weet van had of nog weet waarvoor ze dient. Het ideale moment om opruiming te houden!
Niet alle data hoort thuis in SharePoint, daarom is het eveneens cruciaal om stil te staan bij de volgende vraag: “Welke informatie stel ik beschikbaar via welke tool? Wat verhuis ik naar SharePoint, Microsoft Teams of OneDrive?”.
Binnen Microsoft 365 zijn Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint Online de drie belangrijkste opslag- en samenwerkingsplekken; elk met zijn eigen doel. Door vooraf duidelijke keuzes te maken, vermijd je wildgroei en verwarring bij de gebruikers.
| Tool | Wanneer gebruiken? | Waarom? |
| OneDrive | Persoonlijke werkbestanden opslaan & delen. | Individueel werk, drafts & tijdelijke werkdocumenten. |
| SharePoint | Communicatie & bestanden centraliseren binnen een organisatie, afdeling of team. | Centrale kennisdeling, samenwerking, structuur & governance. |
| MS Teams | Samenwerken & communiceren via één platform rond een bepaald project. | Communicatie & bestanden per team of kanaal centraliseren. |
Bijgaand een duidelijk overzicht van welke tool je best wanneer gebruikt en waarom.
Een veel gemaakte fout bij migraties is het klakkeloos overnemen van de bestaande filserver-structuur. SharePoint werkt fundamenteel anders en vraagt dus om een nieuwe manier van denken. Governance betekent duidelijk afspraken maken over:
Dit vraagt om duidelijk afspraken, anders resulteert het al snel chaos.
Met de opkomst van Copilot en AI-agents is structuur belangrijker dan ooit. Waarom? Omdat zowel Copilot als Copilot-agents zich baseren op de data die beschikbaar is binnen Microsoft 365 (lees SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams).
De kwaliteit van AI-output is rechtstreeks gekoppeld aan de kwaliteit van de onderliggende data. Ongestructureerde, slecht benoemde of dubbel opgeslagen documenten zorgen voor irrelevante of onbetrouwbare resultaten. Tijdens ons AI & Modern Workplace event werd dit ook duidelijk benadrukt: SharePoint vormt duidelijk de basis voor samenwerking, kennisdeling én AI!
Een vaak gehoorde bezorgdheid bij migraties naar de cloud is veiligheid. Denk aan vragen zoals: “Wat gebeurt er met gevoelige informatie?”, “Wie krijgt toegang tot welke data?”,… Begin bij het begin, bij het maken van bewuste keuzes. Veel van deze vragen worden al opgelost door vooraf goed na te denken over wat je migreert en voor wie die informatie bedoeld is. Niet alle data moet voor iedereen zichtbaar zijn, ook niet voor Copilot.
Door data logisch te groeperen per afdeling, team of project, kan je je rechtenbeheer verfijnd instellen. SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden om toegang te beheren, zonder in te boeten op samenwerking. Denk aan:
Zo blijft jouw bedrijfsgevoelige informatie beschermd, terwijl je medewerkers vlot kunnen samenwerken!
Veel bedrijven zien door de bomen het bos niet meer als het aankomt op structuur, rechten, governance en security. Net daar kan begeleiding het verschil maken! Door samen de werking en noden van jouw organisatie en verschillende teams onder te loep te nemen, kan SharePoint zo ingericht worden dat productiviteit, veiligheid en samenwerking hand in hand gaan!
Dan loont het om dit traject niet alleen technisch, maar ook strategisch aan te pakken! Wie investeert in een doordachte migratie, duidelijke governance en een goede structuur, plukt daar vandaag én morgen de vruchten van. Niet alleen in betere samenwerking, maar ook in het maximaal benutten van Copilot en toekomstige AI-oplossingen.
SharePoint staat voor maximale kennisdeling, efficiënt samenwerken & AI-ready data!
Onze SharePoint experts helpen je graag technisch & strategisch verder 👇🏻
Zone 1: België, Bulgarije, Kroatië, Cyprus, Tsjechië, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Griekenland, Hongarije, IJsland, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Polen, Portugal, Roemenië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Zweden, Verenigd Koninkrijk
