Neem een vliegende start in 2024 met Microsoft 365 & Microsoft Teams

Neem een vliegende start in 2024 met
Microsoft 365 & Microsoft Teams

We moeten er geen doekjes omwinden, Microsoft zit niet stil als het gaat om innovatieve, technologische ontwikkelingen. Zo is bijna elke Microsoft 365 gebruiker het jaar gestart met een gloednieuw lettertype genaamd “Aptos”, vaarwel diep ingeburgerde “Calibri”. En is het AI paradepaardje Microsoft Copilot beschikbaar geworden voor groot publiek. Dit en nog vele andere nuttige tips hebben we voor je samengevat in onze blog.

Say hello to Microsoft Copilot

Eind vorig jaar lanceerde Microsoft dé nieuwe AI-assistent, die jouw werk zal vergemakkelijken én tijd zal besparen. Dit doordat het volledig geïntegreerd is in de Microsoft 365 Suite, denk hierbij aan de Microsoft 365-apps: Microsoft Teams, Word, Excel, Outlook en PowerPoint. Hoe handig is het wel niet om in 1 2 3 een samenvatting te krijgen van een hele mail chain, of om alle informatie (op basis van documenten, chats, e-mails, vergadersamenvattingen,…) rond een bepaalde project op een gouden dienblad te krijgen van je AI-assistent MS Copilot? Kortom schakel nóg een versnelling hoger zonder controle verlies.

Tot voorkort was het enkel beschikbaar voor de happy few. Als bedrijf moest je minstens 300 Copilot licenties afnemen én minstens een Microsoft 365 E3 of Microsoft 365 E5 hebben. Hierdoor konden vele bedrijven enkel dromen van een rechter ‘AI-hand’ zoals Copilot op de werkvloer. Daar bracht Microsoft in januari verandering in, ze lanceerden Microsoft Copilot voor het grote publiek. Iedereen met een Microsoft 365 licentie (lees Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 E3 of E5) kan vanaf nu een Copilot licentie aanschaffen, én dit per gebruiker voor $30/maand. Goodbye writer’s block, slechte klantvoorstellen of PowerPoint lay-outs om ‘u’ tegen te zeggen; hello Copilot!

Weetje: Je kan al gratis met Copilot aan de slag, maar wil je je Copilot-ervaring maximaliseren? Dan neem je als organisatie best de licentie “Copilot for Microsoft 365” onder de arm. Ook consumenten laat Microsoft niet in de kou staan, zij kunnen aan de slag met de “Copilot” of “Copilot Pro” licentie. Meer hierover in de onderstaande infographic van Microsoft.

Niet te vergeten, Copilot is nog niet beschikbaar in alle talen. Momenteel verstaat je nieuwe AI-assistent enkel prompts in het Engels, Frans, Duits, Spaans, Italiaans, Portugees, Japans en vereenvoudigd Chinees. Het kan ook enkel in deze 8 talen informatie en documenten verwerken. Niet onbelangrijk in Excel wordt Copilot enkel in het Engels ondersteunt. Maar binnenkort is Copilot beschikbaar in een breder scala aan talen zoals Nederlands, Pools, Noors, traditioneel Chinees,… Er staan nog heel wat talen op de roadmap, so stay tuned!

Vereenvoudig online afspraken maken met Microsoft Bookings

Er zijn tal van software tools voor het plannen van online afspraken zoals Calendly, Datumprikker, Acuity Scheduling, Setmore,… maar wat organisaties vaak vergeten is dat in hun Microsoft 365 licentie de app Microsoft Bookings vervat zit. Deze planningstool, booking systeem zorgt ervoor dat je als organisatie supereenvoudig afspraken kan beheren. Enkele voordelen op een rijtje:

Bespaar tijd door je planning & reserveringen te stroomlijnen. Dit door afspraakgegevens, reserveringsvereisten en serviceproviders te specifiëren. Bookings is ook volledig geïntegreerd in je Outlook-agenda waardoor beschikbare tijdsloten gemakkelijke weergegeven kunnen worden én een dubbele booking verledentijd is.
Beheer ook online meetings centraal via MS Teams. Voeg Bookings toe aan je Teams app en beheer alles vanuit één interface.
Geniet van 100% flexibiliteit! Zo kan je Microsoft Bookings volledig aanpassen aan de noden van jouw organisatie, zelfs per afdeling of individu is een unieke configuratie mogelijk. De mogelijkheden zijn eindeloos én volledig geautomatiseerd.
Klant centraal: door voor je reserveringspagina achterliggend MS Bookings te gebruiken, ligt het gemak volledig in de handen van jouw klanten. Zij hebben de vrijheid om het in te plannen op een moment dat voor hen past én zij kunnen de gemaakte afspraak zeer eenvoudig wijzigen of annuleren zonder al te veel gedoe.
….

Bookings, Outlook & Teams werken naadloos met elkaar samen én vergemakkelijken het volledige planning- & reservatiesproces voor jou. Zo maakt bijvoorbeeld Gemeente Oud-Turnhout gretig gebruik van Microsoft Bookings om online afspraken te maken voor de Dienst Burgerzaken, of de Dienst Planning & Vergunningen. En zij hebben dit volledig zelf ingericht. Heb je hierbij advies of ondersteuning nodig? Dan kan je net zoals Gemeente Retie rekenen op onze ondersteuning en expertise doorheen je digitaliseringstraject.

Koppel Microsoft Teams met eender welk CRM pakket

Ja je leest het goed! Microsoft Teams, lees Teams telefonie, kan voortaan geconnecteerd worden met je favoriete CRM systeem. Denk hierbij aan Salesforce, Autotask, Hubspot, AFAS, Microsoft Dynamics 365, Brio Portima, Odoo, SAP, Teamleader, Trengo, Tribe … Name it & it’s likely possibible 😉 Met als kers op de taart kan je zelfs bepaalde ERP pakketten zoals Dynamics NAV, Microsoft Dynamics Business Central,… naadloos integreren met Teams!

Wil je jouw Teams omdopen tot een volwaardige telefooncentrale, bellen via je vaste lijn? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Wij zorgen er zelfs voor dat jouw CRM of ERP pakket feilloos geïntegreerd wordt binnen je Teams omgeving. Geniet van volledig geïntegreerde pop-up meldingen van inkomende, uitgaande en doorverbonden gesprekken binnen Teams met bijhorende klantengegevens, raadpleeg in een handomdraai alle contactmomenten met je klant op basis van het telefoonnummer,… Dit én nog veel meer is mogelijk als je Teams koppelt aan je CRM of ERP pakket.

New kids on the 'Teams' block

Ook binnen Microsoft Teams landschap zijn er heel wat nieuwe zaken gelanceerd of upcoming. Volgens de M365 roadmap zijn er maar liefst 488 updates enkel en alleen voor Teams. Soms betreft het kleine tweaks, andere zijn al wat groter. Enkele leuke en interessante nieuwigheden die we graag met jullie delen rond Microsoft Teams & OneDrive, Teams Rooms en Teams Call Queues.

Teams Rooms zal hand in hand gaan met AI. Niet verwonderlijk natuurlijk maar wat is de impact hiervan? Door AI toe te voegen aan Teams Rooms zal je meeting room omgedoopt worden tot een vergaderruimte met intelligente AV (audio-video). Dit zorgt ervoor dat de stemmen tijdens een call van elkaar onderscheiden kunnen worden door middel van Voice Profile én dat zonder intelligente speakers. Ook deelnemers zullen automatisch herkend worden dankzij User Face Profiles. Met dit alles in het achterhoofd mag je je verwachten aan verbeterde transcripties, nog betere meeting recaps en dit met de geavanceerde features van Copilot. (!) Eens dit uitgerold is, is het nog steeds aan de IT-admins van een organisatie om deze open te stellen voor hun eindgebruikers. Standaard staat voice- en face recognition uit én het is ook aan de eindgebruikers om dit verder uit te rollen.
Bel je al in de cloud met Microsoft Teams? Dan weet jij als geen ander dat er al heel wat uitgebreide features vervat zitten binnen Teams. Zo kan je supereenvoudig inkomende oproepen doorschakelen (blind, met ruggespraak of parkeren), audio boodschappen personaliseren; denk aan een leuke welkom boodschap als iemand jouw organisatie belt… Dit en nog veel meer, wat maakt dat je werkt met een moderne telefooncentrale. Nu mogen de IT-admins onder jullie al lonkend uitkijken naar de wijziging die opkomst is wat betreft het beheer van Call queue settings! Binnenkort moeten zij niet meer in de admin center duiken om call queue settings te beheren, ze gaan deze settings ook kunnen beheren vanuit Teams waardoor ze niet meer gaan moeten wisselen van interface.
De app ‘Bestanden’ heeft plaatst gemaakt voor de OneDrive-app binnen je Teams interface zodat je vanaf nu écht alle documenten binnen handbereik hebt én dat vanuit één interface. Zo heb je supersnel toegang tot al je OneDrive en SharePoint documenten, zie je in één oogopslag alle documenten die met of door jou gedeeld worden met anderen én heb je direct toegang tot alle docs die recent geopend zijn. Een game changer op vlak van bestandsbeheer!

Geef je productiviteit een boost!

The proof of the pudding is in the eating they say! Dus ben jij klaar voor een vleugje AI binnen jouw Microsoft 365 of Teams omgeving? Wil je slimmer samenwerken, communiceren & vergaderen?

Onze experten helpen je graag verder met al je modern workplace vraagstukken 😉

Vragen? Just shoot & laat je volledig ontzorgen.