Eskatrans transformeert naar nieuwe manier van werken met Microsoft 365
Eskatrans is een toonaangevend transportbedrijf dat hoofdzakelijk actief is in de Benelux, Duitsland en Frankrijk, met als focus: het vervoeren van zeecontainers van en naar de havens van Antwerpen en Rotterdam. Met een indrukwekkende vloot van 130 vrachtwagens, 170 containerchassis, een 20-tal chassis met een genset en een aantal kipchassis speelt Eskatrans een cruciale rol in de logistieke sector. Vanuit hun hoofdzetel in Turnhout coördineert een team van specialisten de dagelijkse transporten, ondersteund door technici die instaan voor het onderhoud en herstellingen van de vloot. Dit vanuit hun gloednieuw kantoor met eigen werkplaats en een containerplein waar de containers tijdelijk gestockeerd kunnen worden.
Met oog op digitalisering & innovatie was Eskatrans op zoek naar een partner die hen zou begeleiden in hun zoektocht naar een toekomstbestendige IT-oplossing anno 2025. Dit om hun bedrijfsprocessen efficiënter te maken en communicatie te optimaliseren. Denk hierbij aan documentbeheer, e-mailverkeer en telefonie. Hier kwam Hello in beeld!
Moderne IT-omgeving anno 2025
De groei van Eskatrans en haar rol binnen de logistieke sector, zorgde ervoor dat het transportbedrijf nood had aan een vernieuwde manier van werken. Om dit te verwezenlijken moesten ze hun huidige IT-infrastructuur omdopen naar een moderne omgeving die voldoet aan hedendaagse standaarden. Zo startte hun zoektocht naar IT-oplossingen om:
- Bestanden veilig & gestructureerd centraliseren en beheren;
- Efficiënter te communiceren en samenwerken;
- Hun telefonie te moderniseren, dit volledig geïntegreerd in hun IT-omgeving.
Dit met oog op transparantie in de kostenstructuur én een ICT-omgeving die beheersbaar is. Om dit verhaal te realiseren gingen zij op zoek naar een partner die wel hun noden begreep én met hen mee nadacht over eventueel andere oplossingen, tools om hun werkwijze te moderniseren. Zo kwamen ze terecht bij Hello.
Microsoft 365 als ecosysteem
Na een grondige analyse, werd besloten om het volledige ICT-omgeving van Eskatrans te migreren naar Microsoft 365. Dit alomvattend platform biedt niet enkel de nodige functionaliteiten, het zorgt ook voor een efficiëntere werkomgeving én een transparante kostenstructuur. Deze migratie bestond uit drie grote pijlers:
1. File migratie naar SharePoint Online
Voorheen werkten de medewerkers van het transportbedrijf via een lokale remote desktop, wat leidde tot inefficiëntie en een wildgroei aan documenten. Door over te stappen naar SharePoint werd hun documentbeheer aanzienlijk gestructureerd. Alle werkbestanden worden nu overzichtelijk beheerd via specifieke sites zoals Management, Commercieel, Financieel, Operationeel, Personeel, Kwaliteit,… elk met bijhorende bibliotheken. Dit brengt de volgende voordelen met zich mee:
- Duidelijke structuur & overzichtelijk beheer. Bye bye wildgroei, hello governance;
- Meer controle dankzij machtigingen waardoor medewerkers enkel toegang hebben tot relevante informatie;
- Veilige & gecontroleerde samenwerkingen met collega’s & externe partijen.
Kortom een gestroomlijnde workflow, betere samenwerking & maximale efficiëntie!
2. Naadloze commu-nicatie met Teams calling
Een ander aspect dat onder de loep genomen werd bij Eskatrans was hun telefonie-infrastructuur. Voor de overstap belden de medewerkers nog via een klassieke telefooncentrale met bijhorende accessoires die niet geïntegreerd waren in hun bedrijfsprocessen. Dit veranderde toen Hello Teams telefonie als volwaardige telefooncentrale introduceerde en de werkplekken bij Eskatrans omdoopte tot future-proof werkplekken en deze uitrustte met de nodige Teams-gecertificeerde toestellen en headsets. Hierdoor genieten zij nu van tal van voordelen waaronder:
- Efficiëntere communicatie, dit doordat de medewerkers volledig geïntegreerd binnen Microsoft 365 werken én bellen;
- Schaalbaarheid & vereenvoudiging in beheer: alles kan centraal beheerd worden door IT;
- Flexibiliteit: altijd en overal bereikbaar, op ieder toestel (indien gewenst);
- Kostenbesparend: de operationele kosten zijn gereduceerd ten opzichte van traditionele telefoniesystemen.
3. User Adoption & training
Een digitale transformatie is pas succesvol als alle medewerkers mee zijn. Daarom heeft Hello heel het Microsoft 365-verhaal behapbaar gemaakt en de werknemers van Eskatrans voorzien van een uitgebreide training. Dankzij deze begeleiding kunnen zij nu zelf feilloos aan de slag met SharePoint Online, Outlook, Microsoft Teams,… Goede begeleiding is goud waard voor een vlotte adoptie op de werkvloer:
- Betere acceptatie;
- Nieuwe tools worden efficiënter ingezet;
- Verbeterde productiviteit én samenwerking.
Advies nodig?
Laat je gegevens achter & we helpen je verder!
Eindresultaat: een future-proof & efficiënte werkomgeving
Door over te stappen naar Microsoft 365 heeft Eskatrans een sterke basis gelegd voor de toekomst. De organisatie werkt nu efficiënter, interne & externe communicatie verloopt vlotter, werkfiles zijn gecentraliseerd en de kosten zijn transparanter (Microsoft 365-licenties op basis van onze noden).
Hoewel Eskatrans al een grote stap gezet heeft in haar digitale transformatie, ziet het transportbedrijf nóg potentieel. In de toekomst willen zij hun processen verder optimaliseren met de veelzijdigheid die Microsoft 365 te bieden heeft én verder uitbreiden met nieuwe features om zo nog efficiënter te communiceren en samen te werken.
"We zijn ons bewust dat we nu het topje van de ijsberg zien. Op termijn willen we dan ook onze digitale transitie voorzetten en onze partnership met Hello verder verzilveren. Dit door middel van diepgaandere optimalisaties die onze processen nog meer vereenvoudigen. Hello heeft nu al de continuïteit van onze omgeving gegarandeerd & voorziet ons van uitmuntend support. Ik heb nog geen seconde spijt gehad van de overstap!" aldus Joost Van Lierde.
Wil jij net zoals Eskatrans je manier van werken naar een hoger niveau tillen met Microsoft 365? Of ben je eerder op zoek naar een partner die je helpt bij het migreren van je fileserver, of iemand die je medewerkers voorziet van een hands-on Microsoft 365 begeleiding? Onze telecom & Microsoft 365 experts helpen je met veel plezier verder! Aarzel niet om ons te contacteren: hello@hello.be of +32 14 94 65 16.
Klaar om écht het verschil te maken?
Maak kennis met onze aanpak… Laat ons vandaag nog van start gaan!