Zakelijk bellen met Microsoft Teams binnen KMO bedrijven

We gaan met zijn allen steeds meer hybride werken. De vaste stek op kantoor maakt regelmatig plaats voor de huiskamer of een flexibele werkplek. Dat heeft uiteraard ook gevolgen voor de zakelijke communicatie, zeker binnen KMO-bedrijven (kleine en middelgrote ondernemingen). Zo werken we minder met vaste telefoontoestellen en vaker met smartphones of via (mobiele) applicaties.

Dankzij de opkomst van het hybride werken maakt Microsoft Teams een enorme opmars. Binnen veel organisaties is het inmiddels de dominante collaboratie- en communicatieomgeving. Door de groei van het aantal functionaliteiten is Teams goed te gebruiken als volwaardige telefooncentrale en samenwerkingsplatform voor zakelijke doeleinden. Lees hier alles over de voordelen van Teams voor moderne KMO-bedrijven

Hoge eisen aan bereikbaarheid

Klanten stellen steeds hogere eisen aan de bereikbaarheid van bedrijven. Werk je nog uitsluitend of overwegend met vaste toestellen? Dan kan het vaak lang duren voordat een klant de juiste persoon te pakken heeft of moet hij of zij eerst een uitgebreid keuzemenu doorlopen. Ook de mogelijkheden tot doorverbinden laten soms te wensen over. Het gevolg? Ontevreden klanten die niet het serviceniveau ontvangen waar ze anno 2022 naar op zoek en aan gewend zijn.

Met Microsoft Teams kun je dit probleem effectief tackelen. Je ziet snel en makkelijk wie beschikbaar is om een klant te helpen en kunt bellers direct doorverwijzen naar de juiste persoon. Via Microsoft Teams koppel je bovendien een vast kantoornummer aan de Microsoft-accounts van je medewerkers. Telefoontjes van externen die dit nummer bellen, worden vervolgens doorverbonden met de juiste medewerkers, ongeacht waar die op dat moment aan het werk zijn. Dat is vooral handig als mensen zich melden met een vraag die specialistische kennis vereist. Ook voor de interne organisatie is het prettiger werken. Er zijn minder gemiste telefoontjes en kansen.

Voordelen voor de KMO

Maar daar houden de voordelen niet op. We laten je zien wat het goed en slim benutten van de mogelijkheden die Teams biedt een KMO-organisatie allemaal oplevert.

1. Je onderneming is altijd bereikbaar

Het maakt niet uit of een medewerker op kantoor, thuis of in de trein zit. Met Teams is hij of zij altijd bereikbaar, zowel in woord als eventueel in beeld. Medewerkers zijn de gehele tijd bereikbaar op hetzelfde telefoonnummer. Teams maakt het zelfs mogelijk om mobiel te bellen vanaf een zakelijk telefoonnummer. Daarnaast zijn er geen fysieke grenzen meer. Wanneer je een nieuwe vestiging opent, verhuist je telefonie gewoon met je mee. Hiermee sluit Teams prima aan op de trend richting meer hybride werken die duidelijk zichtbaar is binnen het midden- en kleinbedrijf.

2. Je werkt efficiënter

Telefonie koppelen aan agenda’s? Binnenkomende gesprekken doorschakelen naar een collega of naar de voicemail? Via aan- of afmelden in Teams je eigen telefonische bereikbaarheid instellen? En een belplan instellen dat bijvoorbeeld inregelt dat bepaalde medewerkers alleen tijdens kantooruren bereikbaar zijn? Met Teams kan het allemaal. Daarnaast sluit Teams perfect aan op het Microsoft-ecosysteem dat het digitale hart vormt van menig KMO-bedrijf.

3. Teams is schaalbaar

Organisaties veranderen voortdurend. Soms is er sprake van groei, terwijl op andere momenten het aantal arbeidskrachten juist krimpt. Dat geldt zeker voor KMO-bedrijven. In de opschaalfase groeien ze vaak hard, terwijl ze ook sterk afhankelijk zijn van het economische klimaat op enig moment.

Veranderingen binnen de organisatie zorgen er meestal ook voor dat je IT- en telefoniebehoeften veranderen. Met Microsoft Teams is dat geen enkel probleem. Het platform is namelijk schaalbaar en biedt je de mogelijkheid om gebruikers, functies of resources toe te voegen of te verwijderen wanneer het jou uitkomt. Teams beschikt over het vermogen om mee te bewegen met jouw organisatie.

4. Microsoft Teams is betaalbaar

In tegenstelling tot veel andere telefonie-oplossingen en enterprise-systemen is Microsoft Teams voor KMO-bedrijven een betaalbare communicatie-optie. KMO-bedrijven werken namelijk vaak met een beperkt budget en hebben niet altijd de financiële ruimte om elke paar jaar compleet nieuwe communicatiesystemen in gebruik te nemen. Je hoeft Teams alleen maar te downloaden op de apparaten van je medewerkers, een aanvullend abonnement af te sluiten en je Teams-omgeving goed in te richten.

De kosten zijn voorspelbaar, vooral omdat de provider al het onderhoud aan en de beveiliging van Teams voor zijn rekening neemt. Bovendien hoef je met Teams niet per se meer vaste telefoons aan te schaffen, aangezien je kunt (video)bellen via de smartphone, laptop, tablet of desktop. De keuze is helemaal aan jou.

5. Teams is gebruiksvriendelijk

Het installeren en configureren van Teams is niet bijster moeilijk. Bovendien heb je geen wirwar aan kabels meer nodig om je eigen telefooncentrale op te zetten! Daarnaast kun je met Teams voorkeursinstellingen eenvoudig instellen op gebruikersniveau. Zo kunnen je werknemers zelf hun eigen bereikbaarheid instellen en hun eigen communicatiestromen beheren. Voicemails komen ook niet meer binnen op je telefoon, maar in je mailbox. Zo weet je zeker dat er nooit meer een belangrijk telefoontje aan de aandacht ontsnapt!

Voor KMO-bedrijven betekent de gebruiksvriendelijkheid van Teams dat je weinig tijd en geld kwijt bent aan het inrichten en beheren van je communicatie-omgeving. Werknemers kunnen snel zelf aan de slag en zich volledig focussen op waar KMO-bedrijven goed in zijn: hun vakkennis gebruiken voor het leveren van een persoonlijke en prettige klantervaring.

Zakelijke telefonie via Teams met Hello

Wij zijn experts in cloud, telefonie en user adoption. We bundelen deze kennis in een aanpak die organisaties in staat stelt om beheerd, veilig en productief te werken en communiceren. Praktisch, productief, cloud-first en duidelijk. We geloven dat een tevreden en productieve medewerker aan de basis staat van een gezond bedrijf. Onze aanpak vertrekt dan ook vanuit het oogpunt en de behoeften van de gebruiker, wat zich vertaalt in onze oplossingen en visie.

Let's say Hello!

Heeft dit verhaal je benieuwd gemaakt naar de voordelen van Microsoft Teams voor jouw KMO-bedrijf? En wil je weten of Teams ook de juiste telefonie-oplossing voor jou is? Dan spreken we graag een keer met je af. Je kunt ons bellen via +32 14 94 65 16 of mailen naar [email protected]. Het is tevens mogelijk om een boodschap achter te laten via ons contactformulier. Tot snel!