Novatech – Cloud telefonie met Teams
Nadat veel medewerkers van Novatech International in 2020 vanuit huis moesten gaan werken, ontstond er een grote uitdaging. Er werd nog veel gewerkt met vaste telefoontoestellen en die konden niet mee naar huis worden genomen. Hoe zorg je ervoor dat ook die medewerkers bereikbaar blijven? Hello had het antwoord.
“Op basis van de inventarisatie hebben we een voorstel gekregen, voor zowel de licenties en het projectwerk. De uitrol en de overschakeling hiervan is heel vlot verlopen”
De samenwerking
“Wij werkten ondertussen al veel met Microsoft Teams voor meetings en dergelijke, maar het was nog een droom om dit met telefonie te kunnen integreren”, vertelt Tim Verbruggen, IT Director van Novatech International. Een droom die ondertussen verwezenlijkt is.
“Nadat we in contact zijn gekomen met Hello, hebben we de situatie uitgelegd en hebben we een inventaris gemaakt van de huidige oplossing: de aangesloten nummers, het aantal toestellen, etc.”, vertelt Tim. “We hadden nog wel een aantal vragen: Wanneer we de telefonie aansluiten op Teams, hoe zit het dan met doorschakelen of met het keuzemenu? En op al onze vragen werd positief geantwoord door Hello.”
Bij Novatech International hadden ze ook nog een aantal analoge lijnen voor poorten en deuren. Ook deze kunnen verbonden worden aan Teams. “Op basis van de inventarisatie hebben we een voorstel gekregen, voor zowel de licenties en het projectwerk. De uitrol en de overschakeling hiervan is heel vlot verlopen”, vervolgt Tim.
Uit ervaring was de communicatie met de grote telefoonaanbieders heel moeilijk, met bijvoorbeeld lange wachttijden wanneer je hen probeert te bereiken. Om deze reden had Novatech als voorwaarde om te kiezen voor een wat kleinere en persoonlijkere speler. “En daar heb ik nog geen spijt van”, zegt Tim. “We hebben eerst nog een aantal tests gedaan voor de kwaliteit van de verbinding, ik wilde namelijk weten of die wel betrouwbaar was en er geen kraak op zat. De uitslagen van die tests waren voor mij bevredigend en de prijs was ook nog in lijn met de huidige telefonieoplossing.” Dat was voldoende reden voor Novatech om de overstap te maken.
Wat heeft het opgeleverd?
Voor de technische helpdesk zijn er nieuwe mogelijkheden ontstaan. Zo hebben ze met de komst van Teams Telefonie een schema gemaakt met wie er wanneer verantwoordelijk is voor het beantwoorden van deze gesprekken. Hierdoor worden de inkomende gesprekken op de helpdesk-lijn gelijk doorgeschakeld naar degene die er op dat moment verantwoordelijk voor is.
Voor de receptie was het even wennen. In plaats van dat alle gesprekken binnenkomen op een vast toestel, loopt het nu allemaal via een computerscherm. Dat is een andere manier van benaderen en dat had even tijd nodig. Wel heeft dit ervoor gezorgd dat het nu mogelijk is dat de receptie een dag per week onbemand is. “Dan worden de telefoontjes opgevangen door andere medewerkers. Zelfs als die vanuit huis werken. Dan wordt dat gewoon doorgeschakeld”, vertelt Tim.
Wat zijn nog meer voordelen?
Voor Tim heeft het, als IT-director, voornamelijk minder werk opgeleverd. Dit merkt hij vooral op het gebied van infrastructuur en bekabeling. “Vroeger als vaste toestellen verhuisd moesten worden van een afdeling, dan moest er iemand komen om die toestellen te verplaatsen en opnieuw goed aan te sluiten”, vertelt Tim. Met Teams is dat niet meer nodig, want alles bevindt zich op iemands eigen laptop en is dus niet meer locatiegebonden.
Met Teams Telefonie draait alles binnen Microsoft 365 en wordt alle telefonie geregeld door Teams. Er is dus geen 3rd-party software of andere hardware meer nodig. Dit zorgt voor minder onderhoud en minder zorgen. Voor de gebruiker is het één portaal voor communicatie en voor IT is het één portaal voor het beheer.
Met oog voor hybride vergaderingen in de toekomst, koos Novatech International ervoor om Teams door te trekken naar hun meeting room(s). Ook hun intercom werd gekoppeld met Microsoft Teams! Zo kan de receptie, via Teams, ook mensen binnenlaten die aanbellen. Zelfs wanneer de receptionist(e) thuis werkt.
Klaar om écht het verschil te maken?
Maak kennis met onze aanpak… Laat ons vandaag nog van start gaan!
